プライバシーポリシー

第1条（事業者情報・本ポリシーの適用範囲）

1. 株式会社Conohana（以下「当社」といいます）は、当社が提供する児童発達支援事業所および放課後等デイサービス事業所向け業務支援サービス「Conohana」（以下「本サービス」といいます）ならびに当社ウェブサイト（conohana.ai）における個人情報の取扱いについて、個人情報の保護に関する法律（以下「個人情報保護法」といいます）その他の法令に基づき、本プライバシーポリシー（以下「本ポリシー」といいます）を定めます。
2. 当社の名称・代表者は次のとおりです。
   • 名称: 株式会社Conohana
   • 代表者: 渡辺一矢
   • 当社の所在地は、個人情報保護法に基づく公表事項として、第15条の窓口にご請求いただいた場合に遅滞なく回答します。
3. 本ポリシーにおける「ユーザー」「児童データ」「ユーザーデータ」その他の用語は、別段の定めがない限り、当社の利用規約（以下「本規約」といいます）における定義に従います。

第2条（当社の二つの立場）

当社は、個人情報保護法上、次の二つの立場で個人情報を取り扱います。本ポリシーの各条項は、この区分に応じて適用されます。

1. 当社が自ら取得する情報（ユーザー関連情報等）: 本サービスのアカウントに関する情報、問い合わせ・利用記録など、当社が個人情報取扱事業者として自ら取得し、利用する情報。
2. ユーザーから委託を受けて取り扱う情報（児童データ）: 児童およびその保護者・家族等に関する情報は、ユーザー（事業所）が本サービスに入力するものであり、利用目的の特定・通知公表、本人からの同意取得、開示等の請求への対応その他個人情報保護法上の委託元としての責任はユーザーにあります。当社は、その委託先として、自らも安全管理措置等の同法上の義務を負い、本規約第6章の定めるところに従い、委託された業務の範囲でのみこれを取り扱います。

第3条（取得する情報）

1. 当社が自ら取得する情報（前条第1号）は、次のとおりです。
   1. アカウント登録情報: 法人名、事業所名、指定事業所番号、代表者（オーナー）の氏名、スタッフの氏名・メールアドレス・権限区分。パスワードは認証基盤（Firebase Authentication）において管理され、当社のデータベースには保存されません。
   2. 問い合わせ・不具合報告に関する情報: 報告の記載内容、ならびに報告に自動的に添付される診断情報（ブラウザの種類、表示中のページの URL、画面サイズ等）。
   3. 利用記録（操作記録）: 本サービスの操作の記録（操作の内容・日時、IP アドレス、ブラウザ等の環境情報、処理の成否）。
   4. 決済関連情報: 決済代行会社（Stripe）が発行する顧客 ID・契約状態等。クレジットカード番号等のカード情報は Stripe が直接取得し、当社は取得・保持しません。
2. ユーザーから委託を受けて取り扱う情報（前条第2号、児童データ）には、次の情報が含まれます。
   1. 児童の基本情報（氏名、ふりがな、生年月日、性別、住所、学校・園および在籍学級、相談支援事業所等）。
   2. 受給者証に関する情報（受給者証番号、支給決定の内容等）。
   3. 要配慮個人情報を含む心身の状況に関する情報（診断名、障害の種別・程度、障害者手帳、医療的ケア、服薬、アレルギー、発作、日常生活動作、行動の特性等）。
   4. 支援に関する記録（アセスメント、個別支援計画、モニタリング、面談記録、支援会議録等。自由記述を含みます）。
   5. 保護者・家族・緊急連絡先等の情報（氏名、続柄、連絡先等）。

第4条（利用目的）

1. 当社は、当社が自ら取得する情報を、次の目的で利用します。
   1. 本サービスの提供、本人確認・認証およびアカウントの管理。
   2. 利用料金の請求・決済および契約の管理。
   3. 問い合わせ・不具合への対応。
   4. 不正利用の防止およびセキュリティの確保（不正アクセスの検知、bot 対策、利用回数の制限等）。
   5. 法令上の義務の履行、監査および紛争への対応（操作記録の保存を含みます）。
   6. 本サービスの改善および新機能の開発（特定の個人およびユーザーを識別できない統計情報の作成・利用を含みます）。
   7. 本サービスに関する重要なお知らせの通知。
2. 当社は、児童データを、本規約第25条に定める委託目的（本サービスの提供、維持、改善、不具合対応、課金・請求、法令に基づく義務の履行、紛争および監査への対応ならびに問い合わせ対応）の達成に必要な範囲を超えて取り扱いません。当社が児童データを当社独自の目的（広告・マーケティング等）で利用することはありません。なお、本規約第20条および第25条第1項に基づき、特定の個人および特定のユーザーを識別できない形式に加工した統計情報の作成・利用は、委託目的の範囲に含まれます。統計情報の作成にあたり、当社は特定の個人を再識別する行為を行いません。
3. 当社は、取得した個人情報を、広告配信の目的で第三者に提供しません。

第5条（要配慮個人情報の取扱い）

1. 児童データに含まれる要配慮個人情報（診断名、障害の種別、健康状態その他の心身の機能の障害に関する情報等）は、ユーザー（事業所）が、個人情報保護法第20条第2項に基づき本人（児童の保護者等の法定代理人を含みます）から適法に同意を取得し、または同項各号の例外事由に該当することを確認した上で、本サービスに入力するものです（本規約第24条）。
2. 当社は、委託先として、委託された業務の範囲でのみ要配慮個人情報を取り扱い、本人から直接要配慮個人情報を取得することは想定していません。

第6条（AI 機能におけるデータの取扱い）

1. 本サービスの AI 機能（個別支援計画の原案、アセスメントシートの下書き、面談記録の清書、会議録の提案等の生成）は、Google Cloud の生成 AI 基盤（Vertex AI）を利用しています。
2. 直接識別子の構造的な除外: AI への入力にあたり、登録項目として管理される児童の氏名・ふりがな・生年月日・住所・連絡先、保護者・家族等の氏名・連絡先、主治医名および事業所名は、プログラムの構造上 AI に送信されない設計としています（送信データの組み立て段階でこれらの項目を除外し、除外が維持されていることを自動テストで継続的に検証しています）。
3. AI には、支援に関する記録の内容（診断・心身の状況・支援目標等の要配慮個人情報および自由記述を含みます）が送信されます。自由記述欄に氏名等が記載されている場合、その部分は除外されず、そのまま AI に送信されます。
4. 学習への不使用: 当社は、ユーザーデータおよび AI 機能への入力データを、AI モデルの学習・訓練・改善のために使用しません。また、AI 基盤として利用する Google Cloud（Vertex AI）について、入力データが Google の AI モデルの学習に使用されない契約条件が適用されることを契約上確認した上で、これを利用します（本規約第21条）。AI 機能に用いる基盤・モデルを変更する場合も、入力データが AI モデルの学習・訓練・改善に使用されないことが契約上確保される基盤・モデルに限り、これを利用します（本規約第21条第3項）。
5. 処理場所と一時的な保持: AI 機能の処理は、グローバルエンドポイント（処理を行うデータセンターの所在国をあらかじめ固定しない接続方式）を経由するため、入力データが日本国外の設備で処理されることがあります。また、Google において、応答速度の向上のための一時的なキャッシュや不正利用の監視の目的で、入出力データが一時的に保持されることがあります（保持の期間・条件は、Google が公表するデータの取扱いに関する情報によります）。
6. AI が生成する文章は下書き・提案であり、事業所の専門職による確認・修正を経て使用されます。

第7条（第三者提供の制限）

1. 当社は、次の場合を除き、個人データを第三者に提供しません。
   1. 本人の同意がある場合。
   2. 法令に基づく場合（裁判所・行政機関からの適法な要請等）。
   3. 人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
   4. その他個人情報保護法が認める場合。
2. 次条の委託先への提供は、個人情報保護法第27条第5項第1号に基づき、第三者提供に該当しません。ただし、外国にある委託先への提供については、第9条に定めるとおり、個人情報保護法第28条に基づき必要となる措置を講じます。
3. 当社は、匿名加工情報および仮名加工情報（特定の個人を識別できないように加工した情報として個人情報保護法が定めるもの）の作成・第三者提供を行っていません。

第8条（取扱いの委託・再委託先）

1. 当社は、本サービスの提供のため、個人データの取扱いの全部または一部を次の委託先（ユーザーから委託された児童データについては再委託先）に委託しています。当社は、これらの委託先に対し、契約その他の方法により当社と同等の義務を課し、適切に監督します。

   委託先	所在国	委託する業務
   Google LLC およびそのグループ会社	米国	クラウド基盤（Google Cloud Platform）におけるデータの保存・処理、AI 基盤（Vertex AI）における生成処理、認証基盤（Firebase Authentication）における利用担当者の認証、不正ログイン対策（reCAPTCHA Enterprise。利用担当者のログイン・登録時の情報のみを取り扱い、児童データの取扱いを含みません）
   Stripe, Inc. およびそのグループ会社	米国	利用料金の決済処理（クレジットカード情報は Stripe が直接取り扱い、当社は保持しません）

2. 当社は、委託先を追加または変更する場合、あらかじめ当社ウェブサイトへの掲載またはユーザーへの通知によりその内容を周知します（本規約第27条第3項）。

第9条（外国にある第三者への提供・外的環境の把握）

1. 前条の委託先には、外国にある第三者（個人情報保護法第28条）が含まれます。当社は、同条に基づき必要となる措置を自ら講じます（本規約第27条第4項）。
2. 所在国: 前条の委託先の所在国は米国です。ただし、AI 機能の処理はグローバルエンドポイントを経由するため、処理が行われる国をあらかじめ特定することができません。なお、AI 機能の処理は Google Cloud のデータセンター網において行われます。保存されるデータの所在（原則として日本国内）は第10条のとおりです。
3. 米国の個人情報保護制度に関する情報: 米国には、わが国の個人情報保護法に相当する、民間部門全体を対象とする連邦レベルの包括的な個人情報保護法制は存在せず、分野別・州別の法令により規律されています。詳細は、個人情報保護委員会が公表する「外国における個人情報の保護に関する制度等の調査」（米国）をご参照ください。
4. 当社が講ずる措置: 当社は、個人情報保護法施行規則第16条に定める基準に適合する体制を整備した委託先（当該基準への適合を内容とするデータ処理契約を締結した委託先を含みます）に限定して個人データを提供し、当該委託先による相当措置の継続的な実施を確保するために必要な措置を講じています。相当措置の実施状況等に関する情報は、本人の求めに応じ、第15条の窓口を通じて遅滞なく提供します。

第10条（データの保存場所）

当社は、個人データを、原則として日本国内のデータセンターに保存します。ただし、AI 機能の処理、利用担当者の認証（Firebase Authentication）および決済処理（Stripe）に際しては、データが国外の設備で処理されることがあります（本規約第26条第2項）。

第11条（保存期間・消去）

1. 当社は、個人データを、利用目的の達成に必要な期間、または利用契約の存続期間中保存します。
2. 利用契約が終了した場合、当社は、委託された個人データを、当社所定の期間内に、復元不可能な方法で消去し、または特定の個人を識別できない状態にする措置を講じます。ただし、法令に基づく記録保存義務等への対応に必要なデータは当該法令等に定める期間、不具合調査・監査対応・紛争対応のために必要なデータは利用契約終了後5年以内の当社所定の期間、安全管理措置を継続した上で保管することがあります（本規約第30条）。
3. 無料トライアル期間中に入力されたユーザーデータは、有料契約へ移行しなかった場合、トライアル期間の満了日から90日の経過後に前項本文の措置の対象となります。この場合、前項ただし書の不具合調査・監査対応・紛争対応のための保管は行いません（本規約第12条第6項）。利用契約の継続中に事業所が削除された場合の当該事業所に係るユーザーデータは、削除から90日の経過後に前項本文の措置の対象となります（この場合において前項ただし書に該当するデータの取扱いは、前項ただし書によります。本規約第30条第3項）。
4. 操作記録（第3条第1項第3号）は、監査および不正利用対応の目的のため、取得から7年間保存します。

第12条（安全管理措置）

当社は、個人データの漏えい、滅失または毀損の防止その他の安全管理のため、次の措置を講じています。安全管理措置の詳細については、本人の求めに応じ、第15条の窓口を通じて合理的な範囲で回答します。

1. 組織的安全管理措置: 取扱責任者の設置、取扱状況の記録、漏えい等事案に対応する体制の整備。
2. 人的安全管理措置: 従業者に対する秘密保持義務の徹底および定期的な教育。
3. 物理的・技術的安全管理措置: 通信の暗号化（TLS）および保存時の暗号化、ユーザー（テナント）単位のデータ分離、権限に応じたアクセス制御、アクセスログの記録、WAF（不正な通信を検知・遮断する仕組み）・bot 対策等の不正アクセス対策。
4. 外的環境の把握: 米国において個人データを取り扱う委託先（第8条）について、同国の個人情報保護制度を把握した上で、第9条の措置および安全管理措置を実施しています。なお、AI 機能の処理について処理が行われる国をあらかじめ特定できない事情および本人に参考となる情報は、第9条第2項に記載のとおりです。

第13条（Cookie 等・外部送信）

1. 本サービスは、次の Cookie を使用します。いずれもログイン状態の維持・画面設定の記憶等の機能上必要なものであり、広告目的の Cookie は使用していません。

   名称	目的	保存期間
   __session	ログイン状態の維持	5日
   active-org-id	選択中の組織の記憶	5日
   sidebar_state	画面表示設定の記憶	7日

2. 本サービスおよび当社ウェブサイトの利用に伴い、次のとおり外部事業者に利用者に関する情報が送信されることがあります（電気通信事業法第27条の12（外部送信規律）を踏まえた記載です）。各事業者における情報の取扱いは、各事業者が公表するプライバシーポリシーをご確認ください。

   送信先	送信される情報	利用目的	送信先のポリシー
   reCAPTCHA Enterprise（Google LLC）	端末・ブラウザの情報、ログイン・登録時の操作の状況	不正ログイン対策・bot 対策	プライバシーポリシー
   Firebase Authentication（Google LLC）	ログイン・登録・パスワード再設定の際に入力されたメールアドレス・パスワード等の認証情報、端末・ブラウザの情報（ブラウザから認証基盤に直接送信され、当社のサーバーを経由しません）	利用担当者の認証	プライバシーポリシー
   Stripe.js（Stripe, Inc.）	端末情報および決済手続に入力された情報（カード情報はブラウザから Stripe に直接送信され、当社のサーバーを経由しません）	決済処理・不正利用防止	プライバシーポリシー
   Google Fonts（Google LLC）	IP アドレス等の接続情報	当社ウェブサイト（conohana.ai）のフォント配信	プライバシーポリシー
   Cloudflare, Inc.	IP アドレス等の接続情報	当社ウェブサイトの配信・保護	プライバシーポリシー

3. 当社は、本サービスおよび当社ウェブサイトにおいて、アクセス解析ツールおよび広告配信ツールを使用していません。
4. 当社ウェブサイトの「無料オンライン相談」の予約は Google カレンダーの予約ページを利用しており、予約時に入力された情報は Google のプライバシーポリシーに従って取り扱われます。
5. Cookie はブラウザの設定により拒否できますが、その場合、ログインその他の本サービスの機能が利用できないことがあります。

第14条（保有個人データの開示・訂正・利用停止等）

1. 当社が自ら取得した情報（第2条第1号）について: 本人は、当社に対し、個人情報保護法に基づき、次の請求をすることができます。
   • 保有個人データの利用目的の通知および開示（第三者提供記録の開示を含みます）
   • 内容の訂正・追加・削除
   • 利用停止・消去および第三者提供の停止

   請求は第15条の窓口で受け付け、当社所定の方法による本人確認（代理人による請求の場合は代理権の確認を含みます）の上、法令の定めに従い遅滞なく対応します。開示は、書面の交付または電磁的記録の提供により、原則として本人が請求した方法で行います（当該方法による開示に多額の費用を要する場合その他法令が認める場合は、書面の交付による方法によります）。手数料は原則としていただきません。開示等の請求の全部または一部に応じない旨を決定した場合は、法令の定めに従い、遅滞なくその旨を本人に通知します。なお、本人確認ができない場合、またはなりすましその他不正な請求であると判明した場合は、請求に応じられないことがあります。

2. 児童データ（第2条第2号）について: 児童データの開示等に応じる個人情報保護法上の権限と責任は、委託元であるユーザー（事業所）にあります。児童データに関する開示等のご請求は、ご利用中（またはご利用されていた）事業所にお申し出ください。当社は、委託先として、当社の保有するデータの範囲で、事業所の対応に合理的な範囲で協力します（本規約第24条第2項）。なお、ご利用されていた事業所が廃業等によりご連絡が難しい場合は、第15条の窓口にご相談ください。当社が対応できる範囲を確認の上、状況に応じたご案内をいたします。

第15条（苦情・お問い合わせ窓口）

本ポリシーおよび当社の個人情報の取扱いに関するご質問・苦情・開示等の請求は、次の窓口までご連絡ください。

• 株式会社Conohana 個人情報お問い合わせ窓口
• メールアドレス: contact@conohana.ai

第16条（漏えい等への対応）

1. 当社は、個人データの漏えい、滅失、毀損またはそのおそれのある事案を認知した場合、速やかに事実関係を調査し、影響の拡大防止のための措置を講じます。
2. 当社が自ら取得した情報に係る事案については、個人情報保護法第26条に基づき、同法施行規則に定める報告対象事態（要配慮個人情報の漏えい、不正の目的をもって行われたおそれがある漏えい、1,000人を超える漏えい等、法令が報告・通知を義務付ける場合）に該当する場合に、個人情報保護委員会への報告および本人への通知を行います。
3. 児童データに係る事案については、当社は速やかに委託元であるユーザー（事業所）に通知し、事案の概要および影響範囲を直ちに、原因および再発防止策を判明の都度報告します。個人情報保護委員会への報告および本人への通知は委託元であるユーザーが行い、当社はこれに必要な情報の提供その他の協力を行います（本規約第29条）。

第17条（本ポリシーの改定）

1. 当社は、法令の改正、本サービスの内容の変更等に応じて、本ポリシーを改定することがあります。
2. 改定した場合、当社は、当社ウェブサイトへの掲載により公表し、重要な変更（利用目的の追加・変更、委託先の追加・変更等）については、効力発生前に、アプリ内通知その他の適切な方法によりユーザーに周知します。
3. 改定履歴（変更の効力発生日および概要）は本ページに記載します。